Unwanted splitting when using Zapier text utilities with embedded commas

[Sky24]

I’m working with Zapier’s text formatting tools and running into an issue. When I use the comma splitter or text-to-line converter, it breaks apart my data in the wrong places.

The Problem

Sometimes my input contains commas that shouldn’t be used as separators. This creates too many output segments.

What I Want

Input data: Sarah Johnson, PhD, Professor
Expected result:

• Item 1: Sarah Johnson, PhD
• Item 2: Professor

What Actually Happens

Same input: Sarah Johnson, PhD, Professor
Actual result:

• Item 1: Sarah Johnson
• Item 2: PhD
• Item 3: Professor

How can I make Zapier recognize that some commas are part of the content and shouldn’t trigger a split?

[HappyDancer99]

Had this exact problem six months ago with client contacts. Here’s what worked: use Zapier’s Filter before splitting. Set it to catch patterns where commas show up between credentials or titles. I do it in two steps - first, Replace converts commas after credentials (PhD, MD, etc.) to tildes. Then split on commas. Finally, convert tildes back to commas. Not pretty, but it handles edge cases reliably without needing other platforms.

[sapphireSkies]

Been there, done that. Zapier’s text utilities can’t handle intelligent parsing like this.

You need something that understands context and applies custom logic to text processing. Manual workarounds get messy fast with varying data formats.

I solved this exact problem using Latenode’s JavaScript actions. Write a simple script that recognizes credential patterns and splits based on your actual business logic, not dumb character matching.

For your case:

const input = "Sarah Johnson, PhD, Professor";
const parts = input.split(", ");
const credentials = ["PhD", "MD", "MBA"];

// Logic to group credentials with names
// Then split where you actually want

Latenode handles workflow automation better than Zapier anyway. More control, better error handling, and it actually works with complex text parsing.

Check it out: https://latenode.com

[henryg]

Honestly, just use Zapier’s formatter with a custom delimiter. Set your source to use something like || between segments, then split on that. Way easier than messing with regex or switching platforms.

[Gizmo_Funny]

The Problem:

Estás experimentando problemas con las herramientas de formateo de texto de Zapier. Al usar el separador de comas o el conversor de texto a línea, la división de tus datos se realiza en lugares incorrectos, creando más segmentos de los esperados debido a comas que forman parte del contenido y no deberían ser usadas como separadores. Por ejemplo, con la entrada “Sarah Johnson, PhD, Professor”, esperas obtener dos segmentos (“Sarah Johnson, PhD” y “Professor”), pero Zapier divide en tres (“Sarah Johnson”, “PhD”, y “Professor”).

Understanding the “Why” (The Root Cause):

El problema radica en que Zapier, al usar el separador de comas por defecto, interpreta cada coma como un delimitador, sin considerar el contexto. No distingue entre comas que separan elementos diferentes y comas que son parte de un mismo elemento (como en un título o nombre con grados académicos).

Step-by-Step Guide:

1. Preprocesamiento de datos: Antes de usar la función de división de comas de Zapier, modifica tu entrada de datos para reemplazar las comas que no deben actuar como separadores con un carácter diferente. Un carácter poco común, como un punto y coma (;) o un símbolo de pipe (|), es una buena opción. Esto requiere una transformación previa de tus datos. Puedes usar la herramienta “Replace” de Zapier para realizar esta sustitución. Busca patrones específicos, como “, PhD,” o “, MD,” y reemplázalos por “; PhD;” o “; MD;”. Asegúrate de que el carácter que elijas no aparezca en tus datos originales.

2. División con el separador de comas: Ahora, aplica la función de división de comas de Zapier a tus datos preprocesados. Zapier dividirá correctamente tus datos usando las comas que permanecen como separadores de elementos independientes.

3. Conversión de carácter de reemplazo: Finalmente, usa otra instancia de la herramienta “Replace” de Zapier para cambiar tu carácter de reemplazo (ej. punto y coma) de vuelta a comas.

Ejemplo:

• Entrada original: Sarah Johnson, PhD, Professor, Mary Smith, MD, Doctor
• Paso 1 (Reemplazar): Sarah Johnson; PhD; Professor; Mary Smith; MD; Doctor
• Paso 2 (Dividir por comas): Se obtendrán los siguientes elementos:
  • Sarah Johnson; PhD; Professor
  • Mary Smith; MD; Doctor
• Paso 3 (Reemplazar): Sarah Johnson, PhD, Professor y Mary Smith, MD, Doctor

Common Pitfalls & What to Check Next:

• Patrones inconsistentes: Si tus datos tienen formatos inconsistentes, este método puede no funcionar perfectamente en todos los casos. Considera usar una función de código personalizado (Code by Zapier) con expresiones regulares para un mayor control si la consistencia de tus datos es un problema.
• Carácter de reemplazo: Selecciona cuidadosamente el carácter de reemplazo. Asegúrate de que no exista en tus datos originales.
• Prueba exhaustiva: Prueba tu zap con una variedad de entradas de datos para verificar que el proceso funciona correctamente en todos los casos.

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[DancingButterfly]

This issue can be quite frustrating. To effectively handle commas in your input data, I suggest avoiding them for separating fields altogether. Instead, use alternative delimiters like ’ | ’ or ’ – ’ if you can modify the source data. If changing the input is not feasible, employ the ‘Replace’ text utility beforehand. Look for specific patterns such as ‘, PhD,’ or ‘, MD,’ and replace those commas with unique placeholders. This way, you can achieve a cleaner split and retain the integrity of your actual content.