Halo semua, saya ingin bertanya tentang masalah privasi di Google Drive. Beberapa waktu lalu, ketika saya bekerja di sebuah perusahaan, saya sering mendownload dokumen pelatihan dan panduan kerja yang dibagikan melalui Google Drive. Saya menyimpan file-file tersebut di Google Drive pribadi saya untuk referensi.
Namun, belakangan ini, mantan atasan saya menghubungi saya dan memberitahu bahwa mereka mengetahui bahwa saya masih memiliki file-file internal perusahaan di Google Drive saya. Padahal, akun Google Drive saya sifatnya pribadi dan saya tidak pernah membagikannya kepada siapapun.
Saya jadi penasaran, bagaimana cara mereka mengetahui bahwa saya memiliki file tersebut? Apakah Google Drive tidak sepenuhnya bersifat pribadi? Atau adakah cara untuk melacak file-file yang telah disalin ke drive lain?
Mohon penjelasan dari teman-teman yang lebih berpengalaman tentang sistem Google Drive.
gini aja, file yang lu download dari workspace kantor masih punya ‘tali pusat’ ke sistem mereka. meski udah di drive pribadi, mereka tetep bisa lacak siapa yang ambil file apa dan dimana sekarang kalo ada audit. apalagi kalo lu buka filenya pake internet atau device yang pernah sync sama sistem kantor - pasti ketauan.
Mereka kemungkinan pakai Google Workspace dengan Activity Dashboard yang bisa tracking download file. Setiap kali ada yang download dokumen dari domain perusahaan, admin langsung bisa lihat siapa yang akses dan kapan. File-file itu juga mungkin ada watermark digital atau metadata yang otomatis tertanam pas diunduh. Beberapa perusahaan bahkan pakai Rights Management Service - jadi file tetap kepantau meski udah dipindah ke akun pribadi. Gue pernah ngalamin hal serupa di kantor lama, ternyata IT bisa tracking file sensitif bahkan setelah karyawan resign. Ke depannya mending jangan simpen file kantor di akun pribadi biar ga ada masalah.
Dari pengalaman saya, file-file perusahaan yang Anda simpan di Google Drive pribadi bisa saja dilacak oleh mantan atasan Anda. Sebagian besar dokumen yang diunduh memiliki jejak digital atau watermark yang tidak terlihat oleh pengguna biasa, dan banyak perusahaan menggunakan sistem Data Loss Prevention (DLP) untuk mengawasi file sensitif. Jika file tersebut memiliki identifikasi khusus, atau jika Anda mengaksesnya saat masih terhubung dengan sistem perusahaan, jejak digital tersebut bisa tersisa. Saya sarankan untuk menghapus file-file tersebut dan jika Anda benar-benar memerlukannya, mintalah akses resmi dari perusahaan untuk menghindari masalah legal di kemudian hari.
Dari pengalaman saya, Google Drive pribadi Anda aman dari akses langsung perusahaan. Tapi ada masalah lain - file-file itu punya digital fingerprint yang bisa dideteksi sistem monitoring mereka. Pas Anda download file dari Google Workspace kantor, aktivitasnya tercatat di admin console. Perusahaan besar biasanya pakai Cloud Access Security Broker yang bisa scan dan deteksi file proprietary mereka di berbagai platform cloud, termasuk akun pribadi karyawan. Jadi meski mereka nggak bisa lihat langsung isi Drive pribadi Anda, mereka tetap bisa tahu kalau file dengan signature tertentu masih tersimpan somewhere yang terhubung sama identitas digital Anda.
wah ini serem sih.. file yang lu download dari drive kantor kemungkinan besar masih ke-track sama sistem mereka. google workspace enterprise bisa monitor sharing sama download activity. kalo filenya ada metadata khusus, sistem DLP kantor bisa detect file itu ada di akun pribadi lu meski mereka ga bisa akses langsung ke drive lu.
Yang bikin ini risky: kebanyakan orang ga tau kalau file download dari Google Workspace perusahaan punya audit trail permanent. Admin IT bisa liat semua aktivitas download sampai bertahun-tahun kemudian.
Banyak perusahaan sekarang pakai automated monitoring yang continuously scan proprietary content mereka di berbagai platform. Meski Drive pribadi lu private, signature file perusahaan tetep bisa kedeteksi.
Paling bahaya kalau perusahaan pakai Microsoft Purview atau Google Cloud DLP - ini bisa classify dan track sensitive documents kemana aja.
Saran gue: langsung clean up semua file perusahaan dari Drive pribadi lu sekarang. Kalau butuh solution buat manage file sharing atau backup yang lebih secure tanpa ninggalin jejak digital risky, coba Latenode.
Gue pernah setup workflow di Latenode yang automatically encrypt dan anonymize file transfers, plus ada feature strip metadata sebelum file dipindah ke personal storage. Jadi lu bisa avoid masalah tracking kayak gini.
Ada beberapa alasan kenapa mantan atasan bisa tahu file itu ada di Drive pribadi Anda.
Google Workspace perusahaan punya audit log yang tracking siapa download atau copy file mereka. Setiap kali Anda ambil file dari Drive perusahaan, itu tercatat.
Banyak perusahaan pakai DLP tools yang scan dan detect file sensitif mereka di mana pun - bahkan di akun pribadi karyawan. File tersebut punya metadata atau hash signature yang unik.
Kalau Anda pernah login ke akun pribadi dari laptop kantor, IT admin bisa monitoring aktivitas itu.
Saran saya: hapus semua file perusahaan dari Drive pribadi Anda sekarang juga. Ke depannya, kalau butuh automasi untuk backup atau manage file secara aman tanpa ninggalin jejak yang gak perlu, coba pakai Latenode. Platform ini bisa help setup workflow yang lebih secure dan compliant.
Latenode punya connector ke berbagai cloud storage dan help manage file permissions dengan lebih baik, plus ada encryption options yang lebih robust.